현재 시가 보유하고 있는 보존문서는 총 101,728권(일반문서 93,866, 도면.카드 등 기타 7,862)이며 준영구 이상이 30,119 권(영구 16,306, 준영구 13,813), 20년 이하가 71,609 권(20년 2,162, 10년 이하 69,447)으로 파악되고 있다.
이에 따라 시 관계자는 “인터넷으로 전 세계의 정보를 검색 활용하는 시민의식 수준에 걸맞은 행정정보 공개시스템을 구축하고 실과소.읍면동에서 근무하는 직원들이 본청 문서 보존실을 방문하지 않고 컴퓨터로 문서 열람하는 시대가 곧 도래 할 것”이라며 “종이문서 발생 증가에 따른 협소한 문서보존실의 대체 확보로 한결 사무실 이동이나 중량에 대한 걱정이 덜어질 전망”이라고 말했다.
한편 본 사업은 기록물관리법과 사무관리규정에 적합토록 주요 기록물을 분류정리 및 색인을 작성하고 종이 기록물을 스캔하여 디지털화 자료관으로 이송, 사업완료문서의 재편철 및 국가기록원으로 이관 등을 추진하고 있다.
